Колонка Фахри Агаева: 5 советов по управлению временем

10 июня 2013 10:25 комментариев
"Истинно велик тот человек, который сумел овладеть своим временем!" Гесиод (VIII-VII вв. до н. э.) - первый известный по имени древнегреческий поэт.

Моя предыдущая статья была о тайм менеджменте - искусстве управления временем. Если дать короткое определение управлению временем, то это набор инструментов и технологий, которые позволяют использовать наше ограниченное время в соответствии с нашими целями и приоритетами, при этом повышая нашу личную эффективность в личной и деловой жизни, таким образом улучшая качество всей жизни.

Профессиональная жизнь всегда сопровождается стрессом. Телефонные звонки, встречи, совещания, дела, которые надо сделать. Что-то мы успеваем, что-то надо сделать до срока, но происходят какие-то срывы - и все это в конечном итоге приводит к стрессу и стрессовой ситуации, напряжению, которые копятся в нашем организме и в конечном итоге приводят к проблемам со здоровьем.

Наш мозг, который является своего рода природным и непревзойденным по своему совершенству компьютером, имеет свою оперативную память. Оперативная память, если ее перегрузить, своевременно не разгружать и не систематизировать информацию в ней, будет загружена сверх меры и в этом случае происходят невнимательность в работе, усталость, стресс, что в первую очередь влияет на скорость и качество выполняемой работы.

Для того, чтобы оптимизировать нагрузку на оперативную память нашего мозга, есть несколько базовых, простых моментов, придерживаясь которых можно существенно облегчить свою профессиональную жизнь.

Составляйте ежедневные планы. Первый совет самый простой, самый известный всем, но который не всеми делается - составление планов на день. В начале каждого своего рабочего дня не принимайтесь сразу же за работу, а уделите 5 минут на то, чтобы обдумать свой день, подумать о том, что не успели сделать за вчерашний день, и составьте свой план на текущий день. Составление ежедневного плана значительно облегчит вашу работу и разгрузит оперативную память вашего мозга. Правильное планирование своего времени является важной чертой профессионала. Относительно правильного планирования времени есть правило "6 П" "правильное предварительное планирование предотвращает плохие показатели". 5-10 минут ежедневного правильного планирования нашего времени позволит нам сэкономить массу времени при исполнении дел, при этом позволяя нам избегать стрессовых ситуаций.

Определите приоритеты в своем плане. После составления плана необходимо определить приоритетность исполнения дел по своему плану. Определение приоритетов среди всего списка дел будет способствовать сосредоточению именно на тех делах, которые для вас имеют наибольшее значение.

Концентрируйтесь на одной деле. Учитесь концентрировать ваше внимание на том деле или документе, которым на данный момент занимаетесь по своему плану, и не отвлекайтесь ни на какие-либо действия. Отличительной чертой успешного человека является умение сосредоточиться на исполнении одного дела. Умение концентрироваться позволит вам сэкономить время, которое вы потратите на исполнение дела, а также значительно увеличит качество выполненной работы.

Умейте отдыхать в течение рабочего дня. Умение отдыхать является важнейшим свойством, которое позволяет разгрузить мозг человека, освежить мысли и настроить его на плодотворную работу. Умение расслабляться является важным качеством профессионала в любой сфере, так как беспрерывная работа приводит к потере внимательности и усталости, что, в конечном счете, отразится на качестве выполняемой работы. Лично я предпочитаю через каждые 40-50 минут "отвлекаться" от дела на 5-10 минут, а затем вновь продолжаю свою работу. Паузы во времени необходимо рассматривать как время, необходимое для зарядки энергией, а не как потерю времени.

Знайте часы своей наивысшей активности. У каждого из нас в течение дня имеются часы наивысшей активности, и часы, когда наш мозг как бы сам по себе отдыхает. Для меня лично один из периодов наивысшей активности - это промежуток времени между 08.00 и примерно 13.00. В такие периоды времени необходимо стараться выполнять те типы дел и работ, которые требует активности и серьезной концентрации внимания человека, так как именно в это время можно работать с максимальной эффективностью.

Управление временем является таким же важнейшим качеством профессионала вне зависимости от сферы деятельности. Все успешные в своей области люди высокопродуктивны, работая больше и качественнее, имея навыки лучшего управления своим временем. Владение навыками управления временем позволит вам быть более успешными, продуктивными, работать с меньшим стрессом и с большей эффективностью.