Как перейти на удаленку и не перестать работать?

Коронавирус подпортил жизнь, наверное, абсолютно всем. Большинство людей просто не понимают, как можно перейти на удалённый режим работы и не выпасть из графика.

Конечно, перевести все бизнес-процессы в онлайн крайне сложно, тем более спланировать все максимально быстро, выбрать инструменты и не запутаться в них. 

Своим личным опытом перехода в онлайн-режим и ценными лайфхаками с Day.Az поделился руководитель агентства Digitalks Давид Хрипунов.

При переходе работы в онлайн нужно решить ряд задач, а именно - синхронизировать всех, контролировать задачи и ход их выполнения, организовать рабочее место и поддерживать коммуникацию в ходе рабочего дня.

Есть много разных методов как управлять командой и процессами удаленно. Мы поговорим о самом быстром, простом и эффективном из них. И даже если в вашей команде есть Agile-гуру, эти методы все равно будут очень полезны.

Найдите лидера

В каждой команде есть менеджер (сотрудник, который следит за выполнением всех задач). Если его нет, то самое время выбрать его, так как он будет играть ключевую роль в работе онлайн.

Когда вы сидите в одном офисе, вы синхронизированы, вам легко коммуницировать. Это первая задача, которую предстоит решить лидеру, так как при переходе в онлайн вся близость пропадает.

Соберите онлайн-совещание

В агентстве Digitalks мы запустили ритуал переклички. Мы создали рабочую группу в WhatsApp, где каждый день проводим опрос кто онлайн, а кого еще нет, и сразу созваниваемся, используя сервис ZOOM. У каждого сотрудника есть 5-10 минут на отчет или постановку задачи. Мы проводим онлайн-встречи каждый день в 10:10, 12:00, 15:00, 17:50. Когда команда привыкнет к такому режиму, можно сократить количество созвонов. И конечно, график можно выстроить под вашу компанию индивидуально.

Тут мы стандартно отвечаем на ряд вопросов. Утром уточняем, не осталось ли хвостов от поздних задач накануне, были ли проблемы у сотрудника.

В середине дня мы узнаем, как продвигается работа, не выпал ли кто из рабочего процесса, обсуждаем текучку.

В конце дня нужно подвести итоги и обсудить план работы на завтра.

Почему ZOOM, а не Skype?  

Многие скажут есть же Skype, Microsoft Teams или прочие решения. Но ZOOM работает быстрее, в бесплатной версии у вас на конференции может быть до 100 пользователей, но по 40 минут, после просто созвонитесь еще раз. Сервис позволяет показывать свой экран коллегам, открыть белую доску или совместно просмотреть ссылку или файл.

К тому же во избежание коллапса на конференции лидер может отследить право голоса, в ZOOM есть функция "поднять руку" и многое другое.

Как пользоваться ZOOM?

Этот сервис очень легок в использовании. Подробнее с работой в ZOOM можете ознакомиться в видео. Но самое важное правило, которое стоит выработать, - это не передвигать время встреч, оно должно быть фиксированным. Это же рабочий день, который не должен отличаться от обычного дня в офисе, иначе появляется расхлябанность.

Здесь же вы можете проводить личные встречи с каждым из сотрудников, если это будет необходимо.

Что делать с задачами?

Тут все просто. Для задач мы используем программу Trello.

Программ для распределения задач также не мало, есть Asana, Jira и прочие таск-менеджеры. Но наш выбор пал на Trello не случайно. Во-первых, это бесплатно. Во-вторых, он очень прост в использовании и довольно быстро работает.

Как пользоваться Trello?

На плечи менеджера команды ложится еще одна задача, это трекинг всех задач. Важно понимать, что при работе онлайн складываются впечатления свободы и безделья. Чтобы избежать этого, распишите все задачи. Их можно классифицировать на маленькие, средние и большие. Маленькие - те, что отнимут от 30 минут до 2 часов. Вводите эту классификацию, исходя из направления компании.

Задачи для коллег разбейте на несколько этапов. Исходя из объема задач на день, у вас может примерно выйти от 1 до 10 задач в зависимости от сотрудника.

В Trello каждому сотруднику можно создать свою доску. Внутри доски создайте 3 столбика, где можно создавать сами задачи. Назвать их можно так: "Задачи", "В работе", "Готово". Таким образом, менеджер команды будет всегда знать, на каком этапе находится та или иная задача.

Подробнее с работой в программе Trello можете ознакомиться здесь.

Как обмениваться файлами?

Для этого мы используем Dropbox. Это бесплатные 2 ГБ, где очень удобно складывать все в общую папку, а не пересылать один файл по почте туда-сюда. По этой же причине советую пользоваться Google Docs для совместных работ над Word, Excel или Powerpoint файлами. 

Итоги

Перед полным выходом в онлайн убедитесь, что у ваших коллег дома есть интернет, компьютер, наушники, камера и канцелярские принадлежности.

В работе на дому вам понадобятся: Zoom, Trello, Google Docs, Dropbox.

От менеджера требуется: наладить связь и выстроить график, следить за задачами и расставлять их грамотно, соблюдать правила удаленной работы, то есть быть вовремя на встрече, вовремя выполнять задачи, быть в курсе всех статусов по задачам.